Cyclustijd: Hoe meet je de doorlooptijd van werk?

Hoe lang duurt het voordat een taak van start tot oplevering gaat? Cyclustijd (ook bekend als Cycle Time) geeft antwoord op deze vraag. Dit is een cruciale metric voor Agile teams, omdat het inzicht geeft in de efficiëntie van je workflow. Maar wat betekent een korte of lange cyclustijd? Hoe gebruik je deze metric om je proces te verbeteren? Laten we er dieper op ingaan.

‍

Wat is cyclustijd?

Cyclustijd is de tijd tussen het moment dat werk daadwerkelijk start en het moment dat het is voltooid.

Voorbeeld:

• Een ontwikkelaar begint op maandag aan een taak.
• Op donderdag wordt de taak afgerond en naar ‘Done’ verplaatst.
• De cyclustijd is dan 4 dagen.

Cyclustijd wordt vaak verward met doorlooptijd (Lead Time), maar er is een belangrijk verschil:

• Cyclustijd meet de tijd vanaf de start van het werk.
• Doorlooptijd meet de tijd vanaf het moment dat een taak op de backlog komt.

Cyclustijd geeft dus een beeld van hoe efficiënt werk door het proces stroomt.

‍

Waarom is cyclustijd belangrijk?

Een korte cyclustijd betekent dat werk vlot wordt opgepakt en afgerond. Een lange cyclustijd kan wijzen op obstakels zoals:

• Te grote taken die moeilijk te voltooien zijn.
• Te veel Work In Progress (WIP) waardoor teamleden verspreid werken over te veel taken.
• Afhankelijkheden op andere teams of systemen die vertraging veroorzaken.

Door cyclustijd regelmatig te meten, krijg je inzicht in waar werk vastloopt en hoe je je proces kunt optimaliseren.

‍

Hoe meet je cyclustijd?

Cyclustijd kan handmatig worden bijgehouden, maar wordt vaak automatisch gemeten in tools zoals Jira, Azure DevOps of Trello.

‍

Visuele analyse met een Cumulative Flow Diagram (CFD)

Een Cumulative Flow Diagram (CFD) laat zien hoeveel werk zich in elke fase van het proces bevindt. Als de ‘In Progress’-kolom in een CFD steeds breder wordt, betekent dit dat werk langer blijft hangen – en dat de cyclustijd toeneemt.

‍

Gemiddelde cyclustijd berekenen

Door cyclustijden van afgeronde taken over een bepaalde periode te bekijken, kun je een gemiddelde berekenen. Bijvoorbeeld:

• User Story 1: Startdatum 1 april → Einddatum 4 april → Cyclustijd: 3 dagen
• User Story 2: Startdatum 2 april → Einddatum 6 april → Cyclustijd: 4 dagen
• User Story 3: Startdatum 3 april → Einddatum 7 april → Cyclustijd: 4 dagen

👉 Gemiddelde cyclustijd: 3,67 dagen

Met deze informatie kun je beter voorspellen hoe lang toekomstige taken gaan duren.

‍

Hoe verkort je de cyclustijd?

Niet alle taken kunnen (of moeten) supersnel worden afgerond, maar als cyclustijden structureel te lang zijn, kan dat problemen opleveren.

1. Beperk Work In Progress (WIP)
   • Hoe meer taken tegelijk in progress zijn, hoe langer alles duurt. Multitasking vertraagt werk, omdat teamleden steeds moeten schakelen tussen taken. Beperk WIP-limieten om focus te behouden.
2. Splits grote taken op
   • Als een taak meerdere Sprints in beslag neemt, is de kans groot dat deze te groot is. Gebruik Story Slicingom werk op te delen in kleinere, behapbare stukken.
3. Automatiseer repeterend werk
   • Zijn er handmatige stappen in je workflow die veel tijd kosten? Denk aan testen, code reviews of goedkeuringsprocessen. Door automatisering in te zetten (bijv. geautomatiseerd testen), kan de cyclustijd omlaag.
4. Elimineer wachttijden
   • Veel tijd gaat verloren aan wachten op feedback of goedkeuring. Maak deze afhankelijkheden zichtbaar en zoek naar manieren om dit proces te versnellen.

‍

Veelgemaakte fouten bij cyclustijd-analyse

1. Alleen het gemiddelde meten
   • Het gemiddelde vertelt niet het hele verhaal. Kijk ook naar outliers: waarom duren sommige taken veel langer?
2. Cyclustijd als harde deadline gebruiken
   • Cyclustijd is een hulpmiddel, geen doel op zich. Het gaat om trends en verbeteringen, niet om ‘sneller werken’ ten koste van kwaliteit.
3. Te veel taken tegelijk starten
   • Dit verlengt de cyclustijd onnodig. Gebruik WIP-limieten om te voorkomen dat er te veel werk in progress is.

‍